נהלי עבודה עם טפסים מקוונים
13. נהלי עבודה עם טפסים מקוונים
 

רקע
הצורך לאיסוף המידע וקבלת הנתונים עבור מנהלי התכנית ככלי ניהולי תחת מערכת אחת המרכזת את כל המידע הקיים בתכנית עיר ללא אלימות הינו צורך חיוני וחשוב. כדי לתת מענה הולם, מובילה מחלקת המחקר במשרד לבט"פ בשיתוף מטה עיר ללא אלימות בניית טפסים מקוונים לכלל תכניות המשרד ובכלל זה גם לתחומי התכנית המאפשרים לאסוף מידע הקיים ברשויות על"א, בצורה שיטתית וזמינה, שמטרתם לייעל את העבודה השוטפת וליצור ממשק דיגיטלי בין המשרד לבין הרשויות המקומיות. 
 
לבסוף, מערכת המידע (data base) תאפשר להפיק דוחות. מטרת הדוחות היא לאפשר למנהלים ולמטה נגישות לנתונים שהוזנו בטפסים ולקבל את המידע הנדרש בחתכים שונים שהוגדרו מראש. הדוחות יאפשרו קבלת נתונים ב"לחיצת כפתור" באופן קל מהיר וזמין להנהלת התכנית. 
 
במסמך זה יפורט נהלי השימוש בטפסים מקוונים: 
 

נהלי עבודה:

  1. חובת מילוי הטפסים המקוונים הינה על מנהל תכנית על"א ברשות המקומית.
     
  2. הטפסים המקוונים נתמכים בדפדפנים הבאים: firefox 2-3, 4-10; Internet Explorer 7-9 ולא בדפדפן- גוגל כרום.
     
  3. לצורך מילוי הטפסים המקוונים, חובה על מנהל תכנית על"א ברשות המקומית להתקין סרגל כלים במחשב. כדי להתקין סרגל כלים, יש להיכנס לקישור הבא:
    http://www.gov.il/FirstGov/Forms/Hatkana.htm
    לחילופין, מומלץ להשתמש בחוברת ההדרכה שהופק על ידי מטה עיר ללא אלימות למילוי הטפסים המקוונים (ראה נספח חוברת הדרכה למילוי טפסים מקוונים)
     
  4. באחריות מנהל התכנית על"א ברשות המקומית לעמוד בלוחות הזמנים למילוי הטפסים המקוונים בהתאם להנחיות מטה עיר ללא אלימות.
     
  5. באחריות מנהל התכנית על"א ברשות המקומית להשיב על הנתונים המבוקשים בטפסים המקוונים בצורה כנה ואמיתית ולא למסור דיווחים כוזבים.
     
  6. בסיום מילוי כל טופס מקוון ושליחתו במערכת, תופיע ההודעה שהטופס נשלח בהצלחה ויתקבל מספר הסימוכין של הטופס, יש לרשום את מספר הסימוכין כאסמכתא למילוי הטופס לצורך בקרה ומעקב.
     
  7. לאחר מילוי כל טופס מקוון ישלח דוא"ל אוטומטי מהמערכת לאנשים הבאים:
    - מנהל המחוז הרלוונטי.
    - אריאל כדורי ראש תחום מדידה והערכה.
    הדוא"ל יכיל את הטופס המלא. קיימת אפשרות לקבל את הטופס המלא בקובץ XLS  דרך ממשק המנהל.
    מנהלי התכניות ברשויות יוכלו לשמור את הטופס המקוון המלא לקובץ xml או html ולקבל את הנתונים שלהם.
     
  8. באחריות מנהלי מחוזות לוודא כי מנהלי על"א ברשויות המקומיות יתקינו את סרגל הכלים, ימלאו את הטפסים במועד ובצורה ראויה.
     
  9. עבור כל מנהל על"א ברשות המקומית הופקה סיסמא לצורך כניסה למערכת מילוי הטפסים המקוונים.
     - האחריות להפקת הסיסמא הינה של ראש תחום מדידה והערכה-אריאל כדורי.
    - האחריות להעברת הסיסמאות למנהלי תכנית על"א ברשויות המקומיות הינה של מנהלי מחוזות.
     
  10. הסיסמא הינה אישית ואינה ניתנת להעברה בין מנהלי על"א ברשויות המקומיות.
     
  11. במקרים בהם עלה הצורך בהחלפת הסיסמא (עקב חשד לשימוש לרעה וכדומה), יש לפנות לאריאל כדורי-ראש תחום מדידה והערכה בעל"א להפקת סיסמא חדשה. הפקת סיסמא חדשה אורכת כשבועיים.
     
  12. מנהל תכנית על"א ברשות המקומית שלא משתף פעולה עם מילוי הטפסים. כלומר, מילוי שלא במועד המתוכנן, חוסר מילוי, מילוי רשלני, יועבר לידיעתו וטיפולו של מנהל המחוז ומנהל התכנית הארצית, דני שחר.
     
  13. תהליך הפקת הדוחות עבור מטה עיר ללא אלימות ומנהלי על"א ברשויות המקומיות הינן בתחום אחריותו הבלעדית של ראש תחום מדידה והערכה בעל"א.
    הדוחות יופקו ויועברו לכל דורש רלוונטי על ידי ראש תחום מדידה והערכה בעל"א - אריאל כדורי וזאת בכפוף לאישור מנהל תכנית על"א וראש מחלקת מחקר במשרד לביטחון פנים - ד"ר בשורה רגב.
     
  14. לסיוע ותמיכה טכנית בהפעלת הטפסים המקוונים ניתן לפנות למרכז התמיכה של פרויקט "ממשל זמין", טלפון 1-800-200-560. כמו כן, ניתן לפנות למנהלי מחוזות ולראש תחום מדידה והערכה בעל"א.

 

למידע נוסף והסברים:
אריאל כדורי - ראש תחום מדידה והערכה
עיר ללא אלימות - מחלקת מחקר, משרד לביטחון פנים.
כתובת מייל: ariel.caduri@gmail.com טלפון: 054-5718896 




 
שלח לחבר
שלח לחבר